Rhybudd preifatrwydd

1. Pwy ydym ni

1.1. Mae’r rhybudd preifatrwydd hwn (y “rhybudd preifatrwydd”) yn berthnasol i bob gweithgarwch ynghylch prosesu gwybodaeth bersonol a gwblheir gan y Gwasanaeth Cynghori Ariannol (MAS). Sefydlwyd y Gwasanaeth Cynghori Ariannol ym mis Ebrill 2010 fel corff annibynnol â chyfrifoldeb am wella gallu pobl i reoli arian.

1.2. Ar y cychwyn ein henw oedd y Corff Addysg Ariannol i Ddefnyddwyr, yr enw a ddefnyddiwyd yn Neddf Gwasanaethau Ariannol 2010, sy’n cyflwyno ein hamcanion statudol. Sef:

  • hybu dealltwriaeth a gwybodaeth y cyhoedd am faterion ariannol (gan gynnwys system ariannol y Deyrnas Unedig); a
  • hybu gallu’r cyhoedd i reoli eu materion ariannol eu hunain.

Mae ein swyddogaethau statudol yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:

  • hyrwyddo ymwybyddiaeth o fanteision cynllunio ariannol;
  • hyrwyddo ymwybyddiaeth o fanteision ac anfanteision ariannol parthed cyflenwad mathau penodol o nwyddau neu wasanaethau;
  • hyrwyddo ymwybyddiaeth o fanteision a risgiau yn gysylltiedig â’r gwahanol fathau o ddelio ariannol sy’n cynnwys hysbysu’r Awdurdod Ymddygiad Ariannol a chyrff eraill o’r manteision a’r risgiau hynny;
  • cyhoeddi deunyddiau addysgiadol neu gyflawni gweithgareddau addysgiadol eraill; a
  • darparu gwybodaeth a chyngor i’r cyhoedd.

1.3. Er mwyn cynnal y swyddogaeth hon, rydym yn casglu, prosesu a chadw data personol a sensitif yn barhaus. Ein sail gyfreithiol dros brosesu data personol yw cynnal ein gwaith cyhoeddus a amlinellir uchod. Bydd unrhyw eithriadau i hynny’n seiliedig ar ganiatâd neu beidio gan ein cwsmeriaid. Mae gennym gyfrifoldeb i ddiogelu’r wybodaeth hon ac i sicrhau ei chyfrinachedd, gonestrwydd ac argaeledd.

1.4. Mae’r datganiad preifatrwydd hwn yn disgrifio sut a pham y casglwn a defnyddiwn ddata personol. Gallem ddefnyddio data personol a roddir i ni am unrhyw un o’r rhesymau a ddisgrifir yn y datganiad preifatrwydd hwn neu yn unol â’r hyn a nodir fel arall wrth ei gasglu.

1.5. Rheolwr data yw MAS o ran y wybodaeth bersonol a broseswn mewn perthynas â’n busnes. Yn y rhybudd hwn, mae’r defnydd o “rydym ni”. “ni” ac “ein” yn cyfeirio at MAS.

1.6. Ein prif gyfeiriad yw Holborn Centre, 120 Holborn, Llundain EC1N 2TD ac mae ein manylion cyswllt ar gael yn moneyadviceservice.org.uk ‘Cysylltwch â Ni’. Mae rhagor o wybodaeth am MAS ar gael yn moneyadviceservice.org.uk ‘Amdanom Ni’.

1.7. Parchwn hawliau unigolion i breifatrwydd a diogelu gwybodaeth breifat. Pwrpas y Rhybudd Preifatrwydd hwn yw egluro sut y casglwn a defnyddiwn wybodaeth breifat mewn perthynas â’ch busnes. Golyga “gwybodaeth bersonol” y wybodaeth am unigolyn a adnabyddir o’r wybodaeth honno (un ai drwy’r wybodaeth ei hun neu pan gaiff ei chyfuno â gwybodaeth arall).

1.8. Efallai y byddwn yn diweddaru ein Rhybudd Preifatrwydd o dro i dro. Pan wnawn hynny byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau a chyhoeddi’r Rhybudd Preifatrwydd diwygiedig ar ein gwefan. Byddem yn eich annog i gymryd golwg ar ein gwefan yn rheolaidd er mwyn cael gwybod am ein rhesymau dros brosesu’ch gwybodaeth ynghyd â’ch hawliau i reoli sut y proseswn y wybodaeth honno.

2. Ein dull o gael a phrosesu gwybodaeth

2.1 Data personol - mae hyn yn golygu unrhyw wybodaeth yn ymwneud ag unigolyn adnabyddadwy a all gael ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol yn neilltuol drwy gyfeiriad at adnabyddwr. Mae’r diffiniad hwn yn darparu ar gyfer ystod eang o adnabyddwyr personol i greu data personol, gan gynnwys enw, rhif adnabod, data lleoliad neu adnabyddwr ar-lein, gan adlewyrchu newidiadau mewn technoleg a’r modd y mae sefydliadau yn casglu gwybodaeth am bobl.

2.2. Mae eich gwybodaeth yn cynnwys yr holl wybodaeth bersonol amdanoch sydd gennym wedi ei gadw. Mae’n cynnwys:

  • gwybodaeth y rhowch i ni – efallai y rhowch wybodaeth i ni drwy gwblhau’r elfennau ar ein gwefan neu drwy gysylltu â ni dros y ffôn, drwy e-bost neu fel arall. Gallai’r wybodaeth a rowch i ni gynnwys eich enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn;
  • gwybodaeth a gasglwyd gan sefydliadau a ariennir gennym sy’n darparu gwasanaethau ar ddyledion ac sy’n helpu’r cyhoedd gyda rheoli dyledion;
  • gwybodaeth a ddysgwn amdanoch drwy ein perthynas â chi;
  • gwybodaeth a gasglwn o’r dechnoleg a ddefnyddir gennych i wneud defnydd o’n gwasanaethau, er enghraifft
  • data lleoliad o’ch ffôn symudol, Cyfeiriad Protocol y Rhyngrwyd (IP) a ddefnyddir i gysylltu’ch dyfais i’r rhyngrwyd, eich gwybodaeth mewngofnodi, math a fersiwn y porwr, system a llwyfan gweithredu; a
  • Lleolwyr Adnoddau Unffurf Llawn (URL), sy’n ffrwd-glicio i, drwy ac o’n gwefan, eitemau a welwyd neu a chwiliwyd amdanynt ar ein gwefan, amseroedd ymateb ar dudalennau, gwybodaeth ar hyd yr ymweliad neu wybodaeth am y modd y defnyddir y dudalen.

2.3 “Categorïau Arbennig” a “Sensitif” o ran gwybodaeth bersonol.

2.3.1 Yn y Rhybudd hwn rydym hefyd yn trafod “Categorïau Arbennig” a “Sensitif” o ran gwybodaeth bersonol. Golyga hyn wybodaeth bersonol sy’n datgelu tarddiad hil neu ethnig, barnau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, gwybodaeth eneteg, gwybodaeth fiometrig er dibenion adnabod rhywun yn unigryw, gwybodaeth ynglŷn ag iechyd neu wybodaeth yn ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol rhywun.

2.3.2. Dan gyfraith diogelu data, caiff y gwahanol fathau hyn o wybodaeth eu trin yn wahanol gan eu bod mor sensitif. Dan gyfraith y DU, disgwylir i wybodaeth sy’n ymwneud â chollfarnau a throseddau neu fesurau diogelwch cysylltiedig hefyd gael ei thrin fel gwybodaeth o gategori arbennig/sensitif.

2.3.4. Efallai y casglwn wybodaeth am eich ethnigrwydd er mwyn cynnig cipolwg meintiol ac ansoddol o’n gwasanaeth er eich defnydd chi – ac mewn achosion o’r fath byddwn yn sicrhau bod y wybodaeth yn anhysbys rhag rhannu ac adnabod unrhyw ddata personol.

3. Eich hawliau chi

3.1. Ein dymuniad yw sicrhau eich bod yn ymwybodol o’ch hawliau mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a broseswn amdanoch. Rydym wedi disgrifio’r hawliau hynny a’r amgylchiadau perthnasol isod. Os dymunwch wneud defnydd o unrhyw rai o’r hawliau hyn, os bydd gennych chi unrhyw gwestiwn ynglŷn â sut y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol sydd heb eu hateb yma, neu os dymunwch gwyno i’n Swyddog Diogelu Data, cysylltwch â ni ar 020 7943 0500.

3.2. Cael gwneud defnydd – Mae’r hawl gennych i wneud defnydd o’r wybodaeth bersonol amdanoch sydd gennym wedi ei gadw. Os hoffech gael copi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch, ysgrifennwch at: Swyddog Diogelu Data, Y Gwasanaeth Cynghori Ariannol, Holborn Centre, 120 Holborn, Llundain, EC1N 2TD. Neu cysylltwch â ni ar 020 7943 0500.

I gael mwy o wybodaeth ar sut i wneud defnydd o’ch gwybodaeth a’r dogfennau y dymunwn i chi eu cyflwyno neu i gyflwyno Cais Gwneud Defnydd o Bwnc (SAR), cwblhewch y ffurflen SAR sydd ar gael ar y dudalen Cysylltwch â ni ar y wefan, neu lawrlwythwch gopi llawn o’r ffurflen SAR y gallwch ei chyflwyno drwy e-bost at SAR@moneyadviceservice.org.uk neu drwy’r post.

3.3. Cywiro – Mae’r hawl gennych i gael gwybodaeth bersonol anghywir wedi ei chywiro ac i ddiweddaru gwybodaeth bersonol anghyflawn. Os credwch fod unrhyw ran o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir, mae’r hawl gennych i ofyn i ni gyfyngu’r gwaith brosesu’r wybodaeth honno ac i gywiro unrhyw wybodaeth bersonol anghywir.

3.4. Dileu – Mae’r hawl gennych i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol. Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol os credwch:

  • nad oes angen i ni brosesu’ch gwybodaeth mwyach ar gyfer y diben a fwriadwyd yn wreiddiol;
  • ein bod wedi gofyn am eich caniatâd i brosesu’ch gwybodaeth bersonol a dymunwch dynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl; neu
  • nid ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth mewn ffordd gyfreithlon.

3.5. Cyfyngu – Mae’r hawl gennych i ofyn i ni gyfyngu’r gwaith o brosesu’ch gwybodaeth bersonol. Gallwch ofyn i ni gyfyngu’r gwaith o brosesu’ch gwybodaeth bersonol os credwch:

  • fod unrhyw ran o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir;
  • nad oes angen i ni brosesu’ch gwybodaeth mwyach ar gyfer y diben a fwriadwyd yn wreiddiol; ond bod angen y wybodaeth arnoch i sefydlu, defnyddio neu i amddiffyn honiadau cyfreithiol; neu
  • nid ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth mewn ffordd gyfreithlon.

3.6. Gwrthwynebu – Mae’r hawl gennych i wrthwynebu i’ch gwybodaeth bersonol gael ei phrosesu. Mae’r hawl gennych i wrthwynebu i ni brosesu’ch gwybodaeth bersonol (a gofyn i ni gyfyngu’r prosesu) ar gyfer y dibenion a ddisgrifir yn Atodlen A – Pwrpas Prosesu (isod), oni bai y gallwn ddangos rhesymau cadarn a chyfreithlon dros brosesu, a allai ddisodli’ch buddiannau chi neu os bydd angen i ni brosesu’ch gwybodaeth i archwilio neu i’n diogelu ni neu eraill rhag honiadau cyfreithiol. Yn ddibynnol ar eich amgylchiadau, efallai y bydd angen i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol neu roi’r gorau iddi’n gyfan gwbl, neu, os daw cais, i ddileu eich gwybodaeth.

3.7. Tynnu caniatâd yn ôl – Mae’r hawl gennych i dynnu’ch caniatâd yn ôl. Pan fyddwn yn dibynnu ar eich caniatâd chi i brosesu’ch gwybodaeth bersonol, mae’r hawl gennych i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Byddwn bob amser yn egluro dan ba amgylchiadau y byddwn angen eich caniatâd i gynnal gweithgareddau prosesu penodol.

3.8. Cyflwyno cwynion –Mae’r hawl gennych i gyflwyno cwyn gyda’r rheoleiddiwr. Os dymunwch godi cwyn ar sut y bu i ni ddelio â’ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data a fydd yn archwilio’r mater. Gobeithiwn y gallwn ddelio ag unrhyw bryderon a godir gennych, ond gallwch bob amser gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Am ragor o wybodaeth, ewch i ico.org.ukopens in new window.

4. Newidiadau i’r modd y defnyddiwn eich gwybodaeth

4.1. O dro i dro gallem newid y modd y defnyddiwn eich gwybodaeth. Mewn sefyllfaoedd pan na fyddwn o’r farn y dylech ddisgwyl newid o’r fath byddwn yn rhoi gwybod i chi gan roi cyfnod o 30 diwrnod o leiaf i chi gyflwyno’ch gwrthwynebiad cyn i’r newid gael ei wneud.

5. Sut y defnyddiwn eich gwybodaeth a’i rhannu

5.1. Ni fyddwn yn defnyddio nac yn rhannu’ch gwybodaeth oni bai ei bod hi’n angenrheidiol i ni wneud hynny er mwyn cynnal ein busnes yn gyfreithlon. Rydym yn dymuno sicrhau eich bod yn deall yn llwyr sut y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio. Yn Atodlen A – Pwrpas Prosesu, rydym wedi disgrifio’n fanwl y dibenion y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio ar eu cyfer.

6. Rhannu gyda thrydydd partïon

6.1. Ni fyddwn yn rhannu’ch gwybodaeth gydag unrhyw un arall y tu hwnt i MAS ar wahân i sefyllfaoedd:

6.2. lle cawsom eich caniatâd;

6.3. pan fydd ei hangen ar gyfer eich cysylltiad neu ran yn rhaglen Galluogrwydd Ariannol neu Beth sy’n Gweithio;

6.4. pan fydd hi’n ofynnol yn gyfreithiol i wneud hynny ac ar gyfer asiantaethau gorfodi neu gyrff llywodraethol;

6.5. pan fydd angen y wybodaeth ar gyfer ad-drefnu, trosglwyddo neu weithgarwch arall ynghlwm â’ch busnes;

6.6. pan fydd ei hangen ar ffurf anhysbys fel rhan o ddata ystadegol neu ymgasglol a rennir gyda thrydydd partïon; neu

6.7. pan fynnir hynny’n gyfreithiol, yn angenrheidiol gwneud hynny i fodloni ein hamcanion statudol neu rai gan drydydd parti ac nid yw’n mynd yn groes i’r dibenion a restrwyd uchod.

6.8. Byddwn yn rhannu’ch gwybodaeth gyda thrydydd partïon ar sail gyfyngedig yn unig, mewn ffordd ofalus ac yn unol â’n gweithdrefnau mewnol.

6.9. Ni fydd MAS yn rhannu’ch gwybodaeth gyda thrydydd partïon er eu dibenion marchnata eu hunain.

7. Cyfathrebu â chi

7.1. Byddwn yn cysylltu â chi gyda gwybodaeth sy’n berthnasol i’r Gwasanaeth Cynghori Ariannol neu’r rhaglen Galluogrwydd Ariannol (gan gynnwys gwybodaeth a ddiweddarwyd ar sut yr awn ati i brosesu’ch gwybodaeth bersonol), drwy amryw o ffyrdd gan gynnwys e-bost, drwy’r post a/neu dros y ffôn. Os byddwch yn newid eich manylion cyswllt ar unrhyw adeg yn y dyfodol dylech ddweud hynny wrthym ar unwaith.

7.2. Os newidiwch eich meddwl am sut yr hoffech i ni gysylltu â chi neu os nad ydych yn dymuno cael y wybodaeth hon mwyach, gallwch ddweud hynny wrthym ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni yn enquiries@moneyadviceservice.org.uk

7.3. Efallai y byddwn yn monitro neu’n recordio galwadau, negeseuon e-bost, negeseuon testun neu ddulliau eraill o gyfathrebu yn unol â deddfau perthnasol am y rhesymau a amlinellir yn Atodlen A – Pwrpas Prosesu.

8. Am ba hyd y cadwn eich gwybodaeth

8.1. Pan fyddwch yn cysylltu â’r Gwasanaeth Cynghori Ariannol rydym yn creu cofnodion sy’n cynnwys eich gwybodaeth. Gellir cadw cofnodion ar amryw o wahanol gyfryngau a ffurfiau (ffisegol neu electronig).

8.2. Rydym yn rheoli’n cofnodion i’n cynorthwyo i wasanaethu’n cwsmeriaid yn well (er enghraifft, am resymau gweithredol, fel delio ag unrhyw ymholiadau yn ymwneud â Chyngor Ariannol) ac i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol a statudol. Mae cofnodion o gymorth i ni fedru dangos ein bod yn bodloni’n cyfrifoldebau ac fel tystiolaeth o’n gwaith busnes.

8.3. Mae’r cyfnod o gadw cofnodion yn ddibynnol ar y math o gofnod dan sylw a natur y gweithgarwch. Fel arfer rydym yn cadw cofnodion yn ymwneud â chyfrifon cwsmeriaid am hyd at ddwy flynedd ar ôl i’ch perthynas â’r Gwasanaeth Cynghori Ariannol ddod i ben, tra cedwir cofnodion eraill am gyfnodau byrrach, er enghraifft 90 diwrnod ar gyfer lluniau teledu cylch cyfyng neu 12 mis am recordiadau galwadau ffôn. Gall y cyfnodau cadw cofnodion newid o dro i dro yn seiliedig ar y gofynion busnes, cyfreithiol neu reoleiddiol.

8.4. Mewn sefyllfaoedd eithriadol, gallem gadw’ch gwybodaeth am gyfnodau hirach, yn enwedig pan fydd angen gohirio’r dinistriad neu’r gwarediad yn sgil gorchymyn gan y llysoedd neu archwiliad gan asiantaethau cyfreithiol. Nod hyn yw sicrhau y bydd y sefydliad yn medru cyflwyno cofnodion fel tystiolaeth os bydd angen hynny.

8.5. Os hoffech gael mwy o wybodaeth ynglŷn â hyd y cyfnod y cadwn eich gwybodaeth, cysylltwch â ni ar 020 7943 0500.

9. Diogelwch

9.1. Rydym wedi ymrwymo i gynnal a gwella preifatrwydd a chyfrinachedd eich data personol. Cymerwn amryw o gamau i ddiogelu’r wybodaeth a roddwch rhag colled, camddefnydd a defnydd anawdurdodedig neu ddatgeliad gan; a sicrhau felly mai unigolion awdurdodedig yn unig all ddefnyddio’ch data a chynnal gwaith sganio gwefannau a gweithgarwch profi treiddiad. Mae’r camau hyn yn cymryd sensitifrwydd y wybodaeth a gasglwn, a’i brosesu a’i gadw i ystyriaeth ynghyd â safon y dechnoleg ar hyn o bryd.

9.2. Cedwir eich data o fewn yr AEE ac ni chaiff ei drosglwyddo y tu allan iddo.

9.3. Os bydd achos o dramgwyddo diogelwch yn arwain at ddefnydd anawdurdodedig o’n system sy’n effeithio’n faterol arnoch chi neu breifatrwydd eich data, cewch wybod gennym cyn gynted â phosibl. Byddwn hefyd yn hysbysu Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) cyn pen 72 awr ers cael gwybod am yr achos o dramgwyddo.

9.4. Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod eich gwybodaeth yn ddiogel gyda ni a gyda’r trydydd partïon sy’n gweithredu ar ein rhan. Am ragor o wybodaeth ynglŷn â’r camau a gymerwn i ddiogelu’ch gwybodaeth, cysylltwch â ni ar 020 7943 0500.

10. Atodlen A – Pwrpas Prosesu

10.1. Ni fyddwn yn defnyddio nac yn rhannu’ch gwybodaeth oni bai ei bod hi’n angenrheidiol i ni wneud hynny er mwyn cynnal ein busnes yn gyfreithlon. Gallai’ch gwybodaeth gael ei rhannu â chwmnïau grŵp RBS eraill a’i phrosesu ganddynt. Rydym yn dymuno sicrhau eich bod yn deall yn llwyr sut y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio. Isod, rydym wedi disgrifio’n fanwl y dibenion y gallai’ch gwybodaeth gael ei defnyddio ar eu cyfer.

10.2. Efallai y byddwn yn prosesu’ch gwybodaeth os oes gofyniad statudol i ni wneud hynny (tasg gyhoeddus) a heb amharu ar eich diddordebau chi a’ch hawliau a’ch rhyddid sylfaenol.

10.3. Gallai hyn gynnwys prosesu’ch gwybodaeth er mwyn:

  • datblygu, profi, monitro ac adoolygu perfformiad gwasanaethau, systemau mewnol a threfniadau diogelwch a gynigir gan MAS;
  • asesu ansawdd ein gwasanaeth i gwsmeriaid ac i ddarparu hyfforddiant staff;
  • cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a statudol.
  • rhoi gwybodaeth i chi ar y rhaglen Galluogrwydd Ariannol neu Beth sy’n Gweithio yn gyffredinol (e.e. cylchlythyron);
  • cyhoeddi arolygon i helpu gydag adborth gan randdeiliaid ar gyfer gwaith gwerthuso Galluogrwydd Ariannol a gwelliannau i’r rhaglen;
  • rhoi gwybod i chi am gyfleoedd i gymryd rhan mewn gweithgareddau Cysylltiadau Cyhoeddus megis Wythnos Galluogrwydd Ariannol; Wythnos Siarad am Arian neu Gyllid ar gyfer Beth sy’n Gweithio.